W ramach uzupełnienia wiadomości o zmianach w prawie pracy, w tym artykule zostaną
omówione przepisy Kodeksu Pracy, które wprowadziły pojęcie pracy zdalnej na nowych
zasadach niż te, które powstały na skutek pandemii koronawirusa.
Serdecznie zapraszam do
lektury.
Przede wszystkim należy zauważyć, że wprowadzenie rozdziału IIc dotyczącego pracy zdalnej,
uchyla całkowicie rozdział IIb dotyczący telepracy. Jeżeli zatrudniają Państwo pracowników w
formie telepracy, po zmianie przepisów istnieje nadal taka możliwość, jednakże przez okres
nie dłuższy niż 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie
ustawy – Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw. Po tym okresie, do tych pracowników
należy stosować przepisy dotyczące pracy zdalnej. Ponadto, należy zwrócić uwagę, że
dotychczasowa praca zdalna oparta na przepisach covidowych również przestanie
obowiązywać. Przejdźmy zatem do samej kwestii pracy zdalnej.
Zgodnie z definicją, praca zdalna jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu
wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodniona z pracodawcą, w tym pod adresem
zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystania środków bezpośredniego
porozumiewania się na odległość. Jak widzimy, miejsce wykonywania pracy zdalnej określa
pracownik po uprzedniej zgodzie pracodawcy. W przepisach o pracy zdalnej można wyróżnić
rodzaje pracy zdalnej:
1) Całkowita
2) Częściowa tzw. hybrydowa
3) Okazjonalna (home office)
W tym tryby:
1) W ramach uzgodnień pomiędzy pracodawcą a pracownikiem,
2) W drodze polecenia jednostronnego pracodawcy,
3) Na wniosek niektórych szczególnych grup pracowników (wnioski wiążące),
Aby pracodawca mógł wprowadzić w zakładzie pracy możliwość wykonywania pracy zdalnej,
wpierw ma obowiązek wprowadzić dokumenty wewnątrzzakładowe np. regulamin pracy
zdalnej. Doprecyzowując poprzednią myśl, takimi dokumentami są:
• Porozumienie ze związkami zawodowymi w sprawie pracy zdalnej lub
• W przypadku braku związków zawodowych, regulamin pracy zdalnej ustalony wraz z
przedstawicielami pracowników bądź radą pracowników albo pracownikami
wybranymi ad hoc do konsultacji regulaminu lub
• Indywidualne zawarte porozumienie z pracownikiem
W wyżej wymienionych dokumentach, w szczególności pracodawca powinien zawrzeć
informacje o:
• grupie lub grupach pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasadach pokrywania przez pracodawcę kosztów,
• zasadach ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu
• zasadach porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną,
w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika
wykonującego pracę zdalną,
• zasadach kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasadach kontroli w zakresie BHP,
• zasadach kontroli przestrzegania wymogów w zakresie BHP i ochrony informacji, w tym
procedur ochrony danych osobowych,
• zasadach instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu
powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych
Praca zdalna okazjonalna (home office) może być wykonywana na wniosek pracownika
złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym.
Do pracy zdalnej nie stosuje się zasad jak przy pracy zdalnej całkowitej lub częściowej (np.
obowiązek wypłacania ekwiwalentów / ryczałtów, zawarcie odpowiednich porozumień z
pracownikiem itd.). Co do zasady pracy zdalnej okazjonalnej nie należy wprowadzać, ona
przysługuje z mocy prawa. Pracownik nie może mieć roszczeń o obowiązek udzielenia mu
wykonywania pracy w taki sposób, pracodawca może wyrazić zgodę bądź też nie. W literaturze
spotyka się ze stanowiskiem, iż w razie wyrażenia zgody, pracodawca powinien zebrać
oświadczenia dotyczące BHP i ochrony danych osobowych.
W okresie pandemii koronawirusa, pracodawca mógł polecić pracownikowi wykonywanie
pracy zdalnej. Na mocy przepisów o pracy zdalnej rozwiązanie wprowadzone na początku
pandemii w tzw. ustawie covidowej zostało uchylone, jednakże prawodawca pozostawił
możliwość pracodawcy na jednostronne polecenie wykonywania pracy zdalnej pracownikowi
w sytuacji:
• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu
epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w której zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy
w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest możliwe z powodu działania siły
wyższej
o ile pracodawca przed wydaniem polecenia otrzyma oświadczenie od pracownika, że posiada
warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. W każdej chwili pracodawca
będzie miał prawo do odwołania pracownika z wykonywania pracy zdalnej do powrotu
wykonywania pracy stacjonarnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.
Nie wszystkie grupy pracowników będą mogły swoją pracę wykonywać w charakterze
zdalnym. Pracodawca powinien przygotować odpowiednie uzasadnienie, dlaczego konkretni
pracownicy bądź konkretne grupy pracowników nie będą miały takiej możliwości. Odmowa
powinna odnosić się do organizacji pracy lub rodzaju wykonywanej pracy. Prawodawca w
przepisach prawa uwzględnił grupę pracowników, w odniesieniu do których o ile wystąpią z
wnioskiem do pracodawcy o możliwość wykonywania pracy zdalnej, będą one miały charakter
wiążący. Będzie to dotyczyło:
• pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności
albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownicę w ciąży,
• Pracownika wychowującego dziecko do 4 roku życia,
• Pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną
osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającym orzeczenie
o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności
Praca zdalna nie może dotyczyć prac:
• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych
określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w
sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników
chemicznych w miejscu pracy;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników
biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin
wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie
Przepisy o pracy zdalnej wprowadziły szereg dodatkowych obowiązków na pracodawców:
Pracodawca ma obowiązek:
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w
tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z
instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń
technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty
energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania
pracy zdalnej;
• pokryć inne koszty niż koszty określone powyżej, jeśli są bezpośrednio związane z
wykonywaniem pracy zdalnej i ich zwrot kosztów został określony w dokumentach
wewnętrznych pracodawcy, na podstawie których wprowadzono pracę zdalną;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną
niezbędne do wykonywania tej pracy,
• określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenie (w miarę
potrzeby) szkolenie w tym zakresie. Pracownik powinien potwierdzić zapoznanie się z
procedurami,
• opracować oceny ryzyka zawodowego ze szczególnym uwzględnieniem wpływ pracy
na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne.
Pracownik przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej powinien oświadczyć,
iż zapoznał się z przygotowaną oceną ryzyka zawodowego,
• opracować zasady bezpiecznej i higienicznej pracy w formie pracy zdalnej. Pracownik
przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej powinien złożyć oświadczenie o
zapoznaniu się z zasadami. Ponadto pracownik powinien oświadczyć, że we
wskazanym miejscu wykonywania pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i
higieniczne warunki,
• szanować zasady równego traktowania zarówno w przypadku pracownika
wykonującego pracę zdalną jak i również w przypadku odmowy przez pracownika jej
wykonywania
Pragnę zwrócić uwagę, iż Pracodawca również umożliwia pracownikowi przebywanie na
terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z
pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej
działalności socjalnej na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.
Pracodawca w większości pokrywa koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej przez
pracownika. Może to odbywać się na zasadzie uzgodnionego ekwiwalentu pieniężnego bądź
też ryczałtu. Przy ustalaniu wysokości składników należy wziąć pod uwagę w szczególności
normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich
udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystywanego na potrzeby
pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz
koszty usług telekomunikacyjnych. W przykładowych wzorach dokumentów ustalono
następujący wzór: (liczba godzin pracy zdalnej w danym miesiącu * średnia stawka rynkowa
za 1 kWh) + średnia stawka rynkowa za dostawę usług internetowych + 1/10 czynszu +
miesięczny koszt zużycia narzędzi pracy.
Wartość ekwiwalentu i ryczałtu została zwolniona z oskładkowania i opodatkowania.
Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej może nastąpić:
• przy zawieraniu umowy o pracę lub
• w trakcie zatrudnienia
Gdyby pomysł wykonywania pracy zdalnej powstał w trakcie zatrudnienia, uzgodnienie może
być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika.