Zasady udzielania urlopu
Każdego roku pracownik ma prawo do płatnego i nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego, którego nie może się zrzec. Na wniosek pracownika urlop może zostać podzielony na części, jednak jedna z tych części nie może być krótsza niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Część urlopu niewykorzystana z powodu usprawiedliwionej nieobecności (np. zwolnienie lekarskie w trakcie urlopu) pracodawca udziela pracownikowi w terminie późniejszym.
Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, a także w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu. Natomiast wymiar urlopu pracownika niepełnoetatowego ustala się proporcjonalnie do zatrudnienia.
Odwołać pracownika z urlopu można tylko wówczas, gdy powodów odwołania (czyli tych szczególnych potrzeb pracodawcy) nie dało się przewidzieć przed rozpoczęciem urlopu. W takim przypadku pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w związku z odwołaniem urlopu. Co ważne, koszty poniesione bezpośrednio przez pracownika, nie przez jego rodzinę czy współtowarzyszy podróży.
Jeśli natomiast pracownik nie wykorzysta należnego urlopu w danym roku kalendarzowym, należy udzielić go najpóźniej do końca III kwartału kolejnego roku kalendarzowego. Jeśli pracownik nie rozpocznie zaległego urlopu najpóźniej 30 września, będzie to stanowić wykroczenie pracodawcy przeciw prawom pracowniczym i podlega karze grzywny od 1 000 do 30 000 zł.
Plan urlopów
Plan urlopów jest dokumentem, w którym uwzględnia się wszystkie urlopy wypoczynkowe przewidziane u pracodawcy w danym roku kalendarzowym, w tym:
- urlop bieżący, do którego pracownik nabywa prawo z początkiem roku kalendarzowego,
- pierwszy urlop w karierze zawodowej tzw. z tytułu „pierwszej pracy”,
- urlop uzupełniający,
- urlop niewykorzystany w latach poprzednich.
W planie urlopów nie uwzględnia się natomiast dni urlopu „na żądanie”, co oznacza, że przy wymiarze urlopu 26 lub 20 dni planowane jest odpowiednio 22 lub 16 dni.
Plan urlopowy jest co do zasady dokumentem obowiązkowym. Jednak art. 163 § 1(1) przewiduje, że nie muszą go tworzyć pracodawcy, u których:
- nie działa zakładowa organizacja związkowa – pracodawca sam może zrezygnować z planowania urlopów,
- działająca organizacja związkowa wyraziła zgodę na brak planu urlopów.
W takim przypadku to pracodawca opracowuje plan urlopów w oparciu o wnioski pracowników. Co ważne, nie jest on zobligowany do akceptacji każdego wniosku. Musi mieć na względzie konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Zatem wnioski pracowników nie są wiążące dla pracodawcy, a ich nieuwzględnienie nie wymaga uzasadnienia. Wyjątkiem, wymagającym zatwierdzenia przez pracodawcę, są sytuacje, gdy:
- pracownik wnioskuje o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3),
- pracownik zamierza skorzystać z urlopu „na żądanie” (art. 167(2)),
- młodociany pracownik uczęszczający do szkoły z tego tytułu ma ferie szkolne (art. 205 §3).
Kodeks pracy dopuszcza przesunięcie terminu urlopu zarówno przez pracownika jak i przez pracodawcę. Wniosek pracownika musi być umotywowany ważnymi przyczynami. Przesłanką ze strony pracodawcy może być np. zakłócenie toku pracy spowodowane nieobecnością pracownika.
Natomiast obligatoryjne przesunięcie terminu urlopu na termin późniejszy nastąpi, zgodnie z art. 165 k.p., w sytuacji, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwionej nieobecności, np.: choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe, urlop macierzyński.
Świadczenie urlopowe
Świadczenie urlopowe to alternatywa dla pracodawców zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty). Nie są oni zobligowani do stworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i dofinansowywania wypoczynku pracowników, ale mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Jeśli pracodawca zrezygnuje zarówno z ZFŚS, jak i świadczenia urlopowego, musi poinformować o tym swoich pracowników do końca stycznia danego roku.
Świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku, każdemu pracownikowi, który korzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Świadczenie wypłaca się nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.
W odróżnieniu od świadczeń dofinansowywanych z ZFŚS świadczenie urlopowe jest niezależne od stażu pracy, sytuacji życiowej, materialnej, rodzinnej i innych warunków. Kwota jest stała dla każdego pracownika zatrudnionego w danej grupie (warunki normalne, szczególne warunki lub praca o szczególnym charakterze, pracownik młodociany) ustalana na dany rok z góry. W 2021 roku wynosi ona dla pełnego etatu dla warunków normalnych 1550,26 zł, dla warunków szczególnych 2067,01 zł, a dla pracowników młodocianych 206,70 zł.
Adrian Karasiński