Faktury zagraniczne a KSeF – VAT, dokumenty, wysyłka i waluty
Dla firm prowadzących handel z zagranicą kluczowe jest zrozumienie, jak system wpływa na faktury dla kontrahentów z UE i spoza UE,
a także na przeliczenia walut obcych. Artykuł ten pomoże w przygotowaniu się do zmian, omawiając podstawy, wyzwania i praktyczne rozwiązania.
Na podstawie aktualnych regulacji, skupimy się na:
- ✓ aspektach VAT,
- ✓ wysyłce dokumentów,
- ✓ dokumentach dokumentujących transakcje i
- ✓ obsłudze kursów wymiany.
I. Faktury zagraniczne a KSeF – sprzedaż do kontrahentów spoza Polski
Jeśli sprzedajesz towary lub usługi zagranicznym kontrahentom (zarówno z UE, jak i spoza UE), KSeF nie zmienia praktycznie nic w Twoim
codziennym sposobie komunikacji z odbiorcą. W dalszym ciągu musisz wystawić ten dokument za pośrednictwem KSeF, natomiast pamiętaj, że
zagraniczny odbiorca nie ma dostępu do KSeF. Faktura w KSeF spełnia wyłącznie polskie wymagania podatkowe (raportowanie VAT, JPK_V7),
a kopia poza systemem służy do rozliczeń z kontrahentem.
Główna zasada jest prosta:
- ✓ Musisz wystawić fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją do KSeF – dokładnie tak samo jak w przypadku klientów polskich.
- ✓ Jednocześnie nadal wysyłasz wystawioną fakturę z QR kodem kontrahentowi zagranicznemu fakturę w znanej mu formie (najczęściej PDF mailem, czasem papierowo lub przez portal).
Praktyczne zalecenia – co robić krok po kroku:
- Wystaw fakturę w swoim programie księgowym zintegrowanym z KSeF – automatycznie wyśle ją do systemu i otrzymasz UPO.
- Automatycznie wygeneruj i wyślij kopię PDF kontrahentowi.
- Dbaj o spójność – kwoty, numery, daty i opisy muszą być identyczne na wersji w KSeF i na kopii dla odbiorcy.
- Waluta – fakturę możesz wystawić w walucie obcej (np. EUR, USD).
- Język – domyślny jeżyk faktury w Aplikacji KSeF to Polski. Ministerstwo zapewnia dodanie wersji, wielojęzykowej, natomiast stanem na 17.12.2025 Aplikacja operuje tylko w języku angielskim.
Ważne!
Inne systemy komercyjne, połączone z KSeF, mogą mieć funkcjonalność generowania wielojęzykowej wersji dokumentu.
II. Faktury zagraniczne a KSeF – zakupy od kontrahentów spoza Polski
Jeśli kupujesz towary lub usługi od zagranicznych dostawców (zarówno z UE, jak i spoza UE), KSeF Cię nie dotyczy – to jedna z największych ulg w całym systemie!
Główna zasada:
Faktury otrzymane od kontrahentów zagranicznych nie trafiają do KSeF i nie musisz ich tam wprowadzać.
Dostawca spoza Polski (bez polskiego NIP i stałego miejsca działalności w Polsce) wystawia fakturę tak jak dotychczas – w swoim formacie (PDF, papier, portal itp.).
Odbiorca otrzymuje ją normalną drogą (mail, portal, poczta) i księguje w swojej ewidencji.
Co to oznacza w praktyce?
- ✓ Import towarów spoza UE – faktura od dostawcy (np. z Chin czy USA) pozostaje poza KSeF. Odbiorca rozlicza VAT według procedury celnej lub importowej.
- ✓ WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów z UE) – dostawca z UE wystawia fakturę poza KSeF. Odbiorca rozlicza VAT należny i naliczony w JPK_V7 – bez udziału systemu.
- ✓ Import usług – faktura od zagranicznego usługodawcy poza KSeF, odbiorca rozlicza VAT na zasadzie odwrotnego obciążenia.
Praktyczne zalecenia – co robić krok po kroku:
- Odbieraj faktury tak jak dotychczas – mailem, przez portal kontrahenta lub papierowo.
- Wysyłaj fakturę do biura księgowego jak dotychczas.
- Archiwizuj dokumenty – zachowuj faktury zagraniczne w swojej firmie (minimum 5 lat), bo KSeF ich nie przechowuje.