UPO jako potwierdzenie zarejestrowania faktury w KSeF.
Proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych czyli e-Faktur odbywa się poprzez oprogramowanie przedsiębiorców połączone z KSeF. Program automatycznie przesyła fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur, gdzie zostaje ona zweryfikowana, zatwierdzona i nadany zostaje jej numer KSeF.
W Subiekcie 123 dostępna jest funkcjonalność integracji z KSeF, która umożliwia:
- wystawianie faktur bezpośrednio do KSeF,
- przesyłanie już wystawionych faktur do systemu KSeF,
- monitorowanie statusu przesłanych faktur,
- pobieranie numerów KSeF oraz potwierdzeń odbioru (UPO).
Potwierdzeniem prawidłowego wystawienia faktury jest pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).
UPO w KSeF to oficjalny dokument potwierdzający, że faktura ustrukturyzowana została prawidłowo odebrana i zarejestrowana przez system KSeF. UPO zawiera między innymi numer identyfikacyjny faktury oraz datę jej wysłania i rejestracji. Otrzymanie UPO jest niezbędne, aby faktura uzyskała moc prawną i była uznawana za wystawioną zgodnie z przepisami. Bez UPO faktura nie jest uznawana za skuteczną, nawet jeśli została wysłana do systemu.
W przypadku błędów faktura zostanie odrzucona przez KSeF — może się tak stać:
- z powodu niezgodności struktury pliku XML ze wzorem faktury ustrukturyzowanej;
- braku wymaganych danych;
- gdy faktura zostanie przesłana przez osobę nieuprawnioną.
Faktura odrzucona nie jest traktowana jako wystawiona i nie można wystawić do niej korekty ani jej anulować. W takiej sytuacji podatnik musi poprawić błędy i ponownie przesłać fakturę do systemu, aż do uzyskania UPO.
UPO jest ważnym dokumentem do archiwizacji jako dowód prawidłowego wystawienia faktury w KSeF.
E-Faktura uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Jeśli przesłanie nastąpi później niż data na fakturze, traktuje się ją jako wystawioną poza KSeF, z datą podaną na fakturze (Tryb offline).
Tryb offline stosuje się w sytuacji tymczasowej niedostępności systemu KSeF, na przykład w przypadku awarii lub prac serwisowych. Wtedy fakturę wystawia się poza systemem, zgodnie z obowiązującym wzorem, i przesyła ją do KSeF w terminie określonym przez przepisy, (najczęściej nie później niż następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności). Faktury wystawione w trybie offline są ważne od daty ich wystawienia, nawet jeśli ich przesłanie do systemu następuje z opóźnieniem.
Dodatkowo, istnieje tryb offline24 — dobrowolna forma wystawiania faktur, która umożliwia ich rejestrację w KSeF z opóźnieniem do końca następnego dnia roboczego, niezależnie od dostępności systemu czy wystąpienia awarii. Faktury wystawione w trybie offline24 zachowują ważność od daty faktycznego wystawienia.
E-Faktura jest uznana za otrzymaną przy użyciu KseF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Jeżeli E-Faktura jest udostępniana nabywcy (w tym m.in. konsumentowi lub podatnikowi zagranicznemu), w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Podsumowanie: data otrzymania e-Faktury zakupu to data jej wygenerowania w systemie KSeF. Oznacza to, że data wystawienia faktury przez sprzedawcę w systemie KSeF jest jednocześnie datą jej otrzymania przez nabywcę.
Termin płatności faktury liczony jest od dnia następującego po dniu wystawienia faktury, czyli faktycznie od dnia jej przyjęcia przez system KSeF.
Dodatkowe wyjaśnienia Ministerstwa Finansów:
Podręcznik KSeF 2.0:
Artykuł przygotowała koordynator działu księgowości Tetiana Kupchuk.