Spis treści
I. Pojęcie obiegu i odbioru faktur w systemie KSeF. 1
Jak działają faktury ustrukturyzowane w KSeF. 1
II. Szczegóły dotyczące dostarczania faktur do kontrahentów w systemie KSeF. 1
Odbiór faktur przez kontrahentów korzystających z systemu KSeF. 2
Wyjątki od obowiązku odbioru faktur w systemie KSeF. 2
Odbiór faktur przez Subiekt 123. 2
Odbieranie faktur w KSeF od 1 lutego 2026. 3
III. Przechowywanie faktur w KSeF. 5
Krajowy System e-Faktur służy do centralizacji procesu wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych.
Uwaga! Wszyscy podatnicy powinni być przygotowani DO ODBIORU faktur zakupowych wystawianych za pośrednictwem KSeF już od 1 lutego 2026 roku!
Jak działają faktury ustrukturyzowane w KSeF.
- Faktury ustrukturyzowane w KSeF są przesyłane do systemu, który sprawdza ich poprawność, nadaje im unikalny numer i potwierdza, że faktura jest ważna. Od tego momentu fakturę traktuje się jako oficjalnie wystawioną i dostarczoną odbiorcy.
- Odbiorca faktury ma dostęp do swoich dokumentów w KSeF za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub innych integracji, które umożliwiają pobieranie faktur w formatach XML i PDF.
- Faktura jest uznana za otrzymaną z chwilą nadania jej numeru przez KSeF.
- Jeśli odbiorca korzysta z zewnętrznych systemów współpracujących z KSeF, może automatycznie pobierać i obsługiwać faktury bez konieczności ręcznego logowania się do KSeF.
Nawet jeśli kontrahent-odbiorca nie korzysta z KSeF, faktura dla niego musi być wystawiona w tym systemie i zawierać kod QR na swojej wizualnej wersji. Dzięki temu klient może zweryfikować fakturę, skanując kod QR umieszczony na jej wizualizacji, bez konieczności logowania się do systemu. Kod QR pozwala szybko potwierdzić autentyczność dokumentu i dostęp do jego danych w KSeF.
Odbiór faktur przez kontrahentów korzystających z systemu KSeF.
W okresie, kiedy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe, odbiorca faktury nie będzie mógł odmówić otrzymania jej przez ten system. Innymi słowy, nie będzie możliwości, żeby nie zaakceptować faktury wystawionej i przesłanej w KSeF.
Oznacza to, że po przesłaniu przez sprzedawcę pliku XML do KSeF i nadaniu mu unikalnego numeru identyfikacyjnego, faktura jest oficjalnie zarejestrowana w systemie Ministerstwa Finansów. Jeśli nabywca, którego NIP został podany na fakturze, uwierzytelni się w KSeF, to również otrzyma dostęp do tej faktury w systemie.
Aby nabywca otrzymał fakturę w KSeF, trzeba podać jego numer NIP dokładnie w polu „NIP” dla Podmiot2. Jeśli NIP zostanie wpisany gdzie indziej, nabywca nie będzie mógł odebrać faktury w systemie, nawet jeśli się w nim zaloguje.
Wyjątki od obowiązku odbioru faktur w systemie KSeF.
Nie mają obowiązku odbierania faktur w KSeF następujące podmioty:
- podmioty zagraniczne, które nie posiadają na terenie Polski siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,
- konsumenci (osoby fizyczne nabywające towary lub usługi na cele niezwiązane z prowadzeniem działalności gospodarczej lub zawodowej, czyli klienci kupujący dla siebie, a nie dla firmy czy biznesu),
Fakturę dla tych podmiotów należy przekazać w sposób z nimi uzgodniony, na przykład w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF. Zaleca się, aby ten sposób przekazywania faktur został jasno określony w umowie między kontrahentami, co zapobiega nieporozumieniom i problemom po dokonaniu sprzedaży.
Jak pobrać faktury z KSeF?
Istnieją dwie główne metody pobierania faktur z systemu KSeF:
- Ręczne pobieranie przez Aplikację Podatnika KSeF.
Podatnik loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF, gdzie może przeglądać i pobierać faktury pojedynczo w formatach XML lub PDF. Aplikacja nie łączy faktur automatycznie w jeden plik, więc pobiera się każdą fakturę osobno. W tym trybie musi samodzielnie codziennie sprawdzać, czy pojawiły się nowe faktury, ponieważ aplikacja nie wysyła powiadomień o nowych dokumentach. Po pobraniu pliki można zaimportować do systemów księgowych. - Automatyczne pobieranie przez zewnętrzne oprogramowanie.
Programy współpracujące z KSeF automatycznie łączą się z systemem, monitorują pojawienie się nowych faktur i pobierają je bez konieczności ręcznej interwencji.
Odbiór faktur przez Subiekt 123.
Subiekt 123 to program, który umożliwia automatyczne łączenie się z KSeF. Po włączeniu funkcji automatycznego pobierania, program cyklicznie sprawdza dostępność nowych faktur kosztowych i samodzielnie pobiera je do swojego środowiska. Następnie konwertuje je na dokumenty gotowe do dalszej obróbki lub wysłania do księgowości. Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie logować się do KSeF ani pobierać plików — cały proces odbywa się automatycznie.
W programie można ustawić, jak często Subiekt 123 ma sprawdzać system KSeF pod kątem nowych faktur, na przykład co 30 minut. Dodatkowo istnieje opcja, aby sprawdzanie odbywało się również przy uruchomieniu programu.
Gdy pojawią się nowe faktury, program wyśle użytkownikowi powiadomienie, dzięki czemu będzie mógł je zweryfikować i zatwierdzić do dalszego przetwarzania.
Ta automatyzacja znacznie usprawnia pracę z fakturami, minimalizując konieczność ręcznej obsługi i zmniejszając ryzyko pominięcia ważnych dokumentów
Funkcje związane z KSeF w Subiekcie 123 obejmują m.in.:
- Automatyczne pobieranie faktur zakupu z KSeF.
- Przeglądanie odebranych e-faktur w dedykowanej zakładce.
- Automatyczne pobieranie UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru) dla faktur wystawionych w KSeF.
- Zarządzanie e-fakturami, weryfikowanie ich zgodności ze wzorem MF oraz nadawanie uprawnień pracownikom do obsługi KSeF.
Uwaga! Instrukcja obsługi programu Subiekt123 zostanie przedstawiona Państwu wraz z odpowiednimi materiałami wideo, zgodnie z ustalonym harmonogramem publikacji treści.
Odbieranie faktur w KSeF od 1 lutego 2026.
W sytuacji, gdy duża firma wystawi fakturę w KSeF od 1 lutego 2026 r. dla małej spółki, która zobowiązana będzie do korzystania z KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., mała spółka i tak będzie musiała mieć techniczną możliwość odbioru tej faktury w systemie KSeF już od 1 lutego 2026 r.
Oznacza to, że choć mały podmiot nie jest jeszcze obowiązany do wystawiania faktur w KSeF przed 1 kwietnia 2026 r., to musi być przygotowany do odbierania faktur wysyłanych do niego przez duże firmy, które korzystają z KSeF od lutego.
W okresie przejściowym, dla podatnika który jeszcze nie będzie posiada zintegrowanego narzędzia do wystawiania i otrzymywania faktur w KSeF, alternatywą będzie korzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez MF tj. :
- Aplikacja Podatnika KSeF.
Aplikacja Podatnika KSeF – to bezpłatne narzędzie chmurowe udostępnione przez Ministerstwo Finansów, które umożliwia przedsiębiorcom wygodne zarządzanie fakturami elektronicznymi. Za jej pomocą można wystawiać, odbierać i zarządzać e-fakturami w czasie rzeczywistym. Aplikacja pozwala także na nadawanie i delegowanie uprawnień, korzystanie z tokenów oraz podgląd faktur bez konieczności logowania (dostęp anonimowy). Oficjalna Aplikacja Podatnika KSeF dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: https://ksef.mf.gov.pl/web/
Uwaga! Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 zostanie udostępniona na środowisku przedprodukcyjnym od 15 listopada 2025 roku. Wcześniej, od 3 listopada 2025 r., będzie dostępna do testowania wersja testowa tej aplikacji. Umożliwi to podatnikom zapoznanie się z funkcjami systemu przed obowiązkowym wprowadzeniem KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.*
Dzięki tym materiałom można łatwo nauczyć się, jak wystawiać, odbierać i zarządzać fakturami w KSeF 2.0 bezpośrednio przez aplikację lub przy pomocy zintegrowanego systemu księgowego:
- https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
- https://ksef.pl/blog/aplikacja-podatnika-ksef-jak-z-niej-korzystac
- Aplikacja Mobilna KSeF.
Aplikacja Mobilna KSeF – to wersja aplikacji dedykowana urządzeniom przenośnym, zapewniająca dostęp do KSeF z poziomu smartfona lub tabletu. Umożliwia szybki podgląd i odbiór faktur, zarządzanie uprawnieniami oraz powiadomienia o nowych dokumentach bez konieczności używania komputera. Aplikację Mobilną KSeF można pobrać z oficjalnych sklepów:
Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=pl.gov.mf.ksef&hl=pl
App Store: https://apps.apple.com/pl/app/ksef/id6478391157?l=pl
- e-mikrofirma.
E-mikrofirma – to narzędzie dedykowane mikroprzedsiębiorcom, które integruje się z KSeF i umożliwia prostą obsługę faktur ustrukturyzowanych dla najmniejszych firm. e-mikrofirma zapewnia dostęp do kluczowych funkcji KSeF dostosowanych do specyficznych potrzeb mikroprzedsiębiorstw, w tym wystawianie, odbieranie faktur i zarządzanie uprawnieniami w uproszczony sposób. Wprowadzenie tego narzędzia ma ułatwić spełnienie obowiązku korzystania z KSeF od 1 stycznia 2027 roku. Oficjalna strona aplikacji e-mikrofirma Ministerstwa Finansów to: https://e-mikrofirma.mf.gov.pl
Narzędzia te po uwierzytelnieniu się w systemie zapewnią dostęp do otrzymanych faktur zakupowych. Aplikacje te mogą także stanowić docelowe narzędzie, przy użyciu których podatnik objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r. będzie mógł także wywiązać się z tego obowiązku.
Uwaga! Od 1 sierpnia 2026 r. obowiązuje wymóg stosowania numeru faktury nadanego przez KSeF dla płatności związanych z fakturami objętymi mechanizmem podzielonej płatności (MPP) oraz we wszystkich przelewach za faktury VAT.
Podsumowanie pobierania faktur z KSeF w 2026:
- Logowanie do Aplikacji Podatnika i pobieranie faktur XML/PDF.
- Alternatywa: automatyczne pobieranie przez programy współpracujące z KSeF.
- Brak automatycznych powiadomień w standardowej aplikacji MF.
- Konieczność stosowania numeru faktury KSeF w rozliczeniach od sierpnia 2026.
Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Dotyczy to:
- faktur ustrukturyzowanych,
- faktur wystawionych w trybach OFFLINE,
- faktur VAT RR** oraz korekt do tych faktur.
Oznacza to, że podatnicy w tym okresie nie są zobowiązani do przechowywania ww. faktur we własnym zakresie. Przyjęcie 10-letniego okresu przechowywania faktur w KSeF, zapewnia,
że większość zobowiązań podatkowych w tym czasie się już przedawni. Okres 10 – letni jest również związany z okresem dokonywania korekt podatku naliczonego w podatku VAT (w przypadku nieruchomości).
___________________________________________________________________________
* Różnica między wersją testową Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 dostępną od 3 listopada 2025 roku a środowiskiem przedprodukcyjnym udostępnionym od 15 listopada 2025 r. polega na:
- Wersji testowej (od 3 listopada) użytkownicy mogą zapoznać się z aplikacją, testować jej funkcje, uwierzytelniać się, wystawiać i odbierać faktury testowe – to wstępne środowisko do poznania systemu, bez skutków prawnych.
- Środowisko przedprodukcyjne (od 15 listopada) to bardziej stabilna i zaawansowana wersja aplikacji, która ma wiernie odzwierciedlać produkcyjny system KSeF 2.0, pozwalając na testy integracyjne i przygotowanie do obowiązkowego korzystania od 1 lutego 2026 r.
** VAT RR – to specyficzny rodzaj faktury VAT wystawianej przez nabywcę produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, nabywca tych produktów jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT RR, która dokumentuje taką transakcję.