Od 1 kwietnia 2026 roku w Polsce wszystkich podatników obejmie obowiązek fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy zarówno jak osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) tak i osób prawnych (spółki i organizacji).
Oznacza to, że faktury sprzedaży do innych podmiotów (transakcje B2B) mogą być wystawiane wyłącznie za pomocą KSeF.
Uwaga. Nowy system dotyczy jak podatników VAT tak i podmioty zwolnione z VAT!
Harmonogram wprowadzania obowiązku KSeF:
•
1 lutego 2026 – obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników (ze sprzedażą brutto w 2024 roku powyżej 200 mln zł).
•
1 kwietnia 2026 – rozszerzenie obowiązku na pozostałych podatników, z wyłączeniem najmniejszych podmiotów („wykluczeni cyfrowo”);
•
1 stycznia 2027 – obejmuje również najmniejsze podmioty („wykluczeni cyfrowo”) z miesięczną sprzedażą do 10 tys. zł.
Uwaga. Wszyscy podatnicy powinni być przygotowani DO ODBIORU faktur zakupowych wystawianych przez podatników czynnych VAT za pośrednictwem KSeF już od 1 lutego 2026 roku!
Czym jest KSeF?
KSEF – obligatoryjna platforma do wystawienia faktur sprzedaży na rzecz podmiotów B2B (innych przedsiębiorstw) oraz wymiany fakturowej (sprzedaż i zakup) pomiędzy przedsiębiorcami, umożliwiający jak wystawienie i wysyłkę faktury sprzedaży tak i odbiór faktur od innych przedsiębiorców.
Podsumowując, KSEF to:
•
Obowiązek i system online do dokumentów sprzedaży;
•
Portal do wymiany i odbioru faktur zakupu.
KSeF działa jako darmowa platforma elektronicznego fakturowania.
Każdy podatnik posiadający numer NIP ma automatycznie założone konto w Krajowym Systemie e-Faktur.
Kluczowe cechy i funkcje KSeF:
•
KSeF umożliwia tworzenie i wysyłanie faktur w formie elektronicznej (pliku XML);
•
Wszystkie faktury są przekazywane do centralnego, ogólnopolskiego systemu zamiast być wysyłane bezpośrednio między kontrahentami;
•
System przechowuje wystawione faktury przez 10 lat, zapewniając natychmiastowy dostęp zarówno podatnikom, jak i organom podatkowym;
•
KSeF pozwala na automatyzację kontroli podatkowych, co skraca czas ich trwania i zmniejsza zaangażowanie przedsiębiorców.
Cel i korzyści z KSeF:
•
Zapobieganie nadużyciu z tyt. wystawienia pustych faktur i podmiany faktur;
•
Zastępuje tradycyjne formy faktur, upraszczając proces fakturowania i wymiany dokumentów;
•
Umożliwia szybsze zwroty podatku VAT dzięki łatwiejszemu dostępowi do informacji;
•
Ujednolica formę faktury, co ułatwia integrację systemów informatycznych firm;
•
Wprowadza zasadę 100% elektronicznego przechowywania dokumentacji znajdującej się w bazie KSEF.
Okres przejściowy (do 31 grudnia 2026 roku.)
•
Faktury do kwoty 450 zł (limit miesięczny do 10 000 zł) mogą być wystawiane bez uczestnictwa w KSeF w okresie przejściowym trwającym do 31 grudnia 2026 r.
•
Pojedyncza faktura powyżej 450 zł może być wystawiona poza KSeF, o ile suma wszystkich faktur poza KSeF w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. po przekroczeniu miesięcznego limitu 10 000 zł faktury muszą być wystawiane w KSeF od pierwszej faktury przekraczającej ten limit.
•
Do końca 2026 r. utrzymane zostają również wszelkie prawa do wystawiania faktur z kas fiskalnych (paragony z NIP) oraz brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury.
Wyjątki dotyczące KSeF
Zwolnieniu z obowiązku fakturowania za pomocą KSEF podlegają transakcje:
•
faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) (w tym e-commerce);
•
sprzedaży nieudokumentowanej na rzecz osób fizycznych (B2C), rozliczanej wyłącznie za pośrednictwem bankowości elektronicznej (bez obiegu gotówkowego);
•
sprzedaż detaliczna dokumentowana paragonami fiskalnymi (rolki z kas fiskalnych pozostają bez zmian);
•
faktury w ramach procedur OSS i IOSS dotyczących sprzedaży międzynarodowej (handel krajów UE i z państw trzecich);
•
specyficzne dokumenty: bilety autostradowe, faktury VAT RR od rolników ryczałtowych.
Płatności i opłaty:
Płatności pomiędzy podatnikami nie będą wymagały podawania unikatowego numeru faktury wystawionej przez KSeF do dnia 31 lipca 2026 r. Oznacza to, że w tym okresie przejściowym przedsiębiorcy mogą dokonywać płatności za faktury elektroniczne, na dotychczasowych zasadach. Obowiązek podawania numeru KSeF podczas dokonywania płatności zacznie obowiązywać od 1 sierpnia 2026 r. i będzie miał na celu zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa rozliczeń między podatnikami.
Pro formy / Duplikaty / Zaliczki / Korekty
•
Pro formy nie podlegają obowiązkowi rejestracji w KSeF, ze względu na to że nei stanowią one dokumentu księgowego;
•
W KSeF nie ma potrzeby wystawiania duplikatów faktur, gdyż pełną funkcję ich zastępuje dostęp do oryginalnego, ustrukturyzowanego dokumentu w systemie;
•
Faktury zaliczkowe, końcowe oraz korekty muszą być jednak obowiązkowo wystawiane i przesyłane przez KSeF w ustrukturyzowanej formie;
•
W KSeF nie ma możliwości wystawienia noty korygującej bezpośrednio w systemie — korekty realizuje się fakturą korygującą.
KSeF a faktury sprzedaży zagraniczne
Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony w sytuacjach określonych przepisami, m.in. gdy:
•
Miejscem świadczenia jest inne państwo członkowskie UE niż Polska lub państwo trzecie;
•
Nabywcą jest podmiot bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce;
•
Nabywcą jest podmiot z UE korzystający ze zwolnienia w procedurze SME;
•
Nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej;
•
Inne szczególne sytuacje wynikające z ustawy o VAT.
W takich przypadkach faktura może być udostępniana nabywcy niekoniecznie przez KSeF, ale także tradycyjnie (papierowo lub elektronicznie). W praktyce oznacza to, że jeśli nabywca nie korzysta z KSeF, sprzedawca musi przesłać mu fakturę w umówionej formie.
Ważne! Zaleca się, aby ten sposób przekazywania faktur został jasno określony w umowie między kontrahentami, co zapobiega nieporozumieniom i problemom po dokonaniu sprzedaży.
Kary i sankcje w 2026 r.:
•
utrzymana jest możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących;
•
nie będą nakładane kary za błędy w fakturowaniu za pośrednictwem KSeF;
•
nie ma obowiązku podawania numeru KSeF w rozliczeniach płatności (w tym w mechanizmie podzielonej płatności).
Po upływie okresu przejściowego, niedostosowanie się do przepisów KSeF może skutkować sankcjami finansowymi.
Ograniczenia i wyzwania w praktyce:
Wprowadzenie KSeF stanowi największa zmianę w prawie podatkowym i księgowym ostatniej dekady. W praktyce zmiana ta niesie ze sobą liczne wyzwania: od prawidłowego wskazania daty wystawienia faktury i zarządzania wydatkami mieszanymi do umiejętności posługiwania się systemem w trybie awaryjnym i offline.
Jako rozwiązanie Państwowe, KSeF gromadzi u siebie pełen zakres dokumentacji, jak bezpośrednio związanej z prowadzoną działalnością, tak i koszty reprezentacji, nie wykazywane w deklaracjach VAT. Do tego, system ten restrykcyjnie podchodzi do aspektów terminowości wystawienia faktur oraz korekt.
W związku z powyższym, kluczowe znaczenie ma jak odpowiednie dostosowanie procesów księgowych do nowego standardu, aby uniknąć ryzyka błędów w rozliczeniach podatkowych jak również porozumienie się pomiędzy przedsiębiorcą a księgowym.
Jako Państwa biuro rachunkowe, dołożymy wszelkich starań, aby proces tych zmian odbył się maksymalnie płynnie i w pełnym porozumieniu. Dlatego przez cały czas będziemy informować Państwa o nadchodzących zmianach w tym temacie oraz dostarczać materiały, które przedstawią Państwu informację dot.:
•
Fakturowania i odbioru dokumentacji w KSeF;
•
Działania w trybie awaryjnym i offline;
•
Zmiany w prawie podatkowym w związku z KSEF;
•
Instrukcje do logowania się i nadania uprawnień;
•
Oraz inne informacje, niezbędne do wdrożenia się do nowego systemu obiegu dokumentacji.
Narzędzia do obsługi KSeF
Do obsługi KSeF służy oficjalna platforma Ministerstwa Finansów oraz różne programy księgowe i fakturujące z integracją KSeF. https://ksef.podatki.gov.pl Przykładem jest Subiekt123, używany przez nasze biuro rachunkowe do pobierania i archiwizowania faktur.
Program Subiekt 123 jest w pełni zintegrowany z KSeF i umożliwia m.in.:
•
wystawianie i wysyłanie faktur do KSeF;
•
pobieranie e-faktur od kontrahentów z KSeF i automatyczne zamienianie ich na dokumenty do obsługi księgowej;
•
przeglądanie odebranych e-faktur z danymi takimi jak numer KSeF, wystawca, status dokumentu, płatności i księgowość;
•
weryfikację zgodności faktur ze wzorem Ministerstwa Finansów, co minimalizuje ryzyko odrzucenia przez KSeF;
•
automatyczne pobieranie UPO dla wystawionych faktur;
•
Aby korzystać z tych funkcji, należy aktywować integrację KSeF w Koncie InsERT i wprowadzić token wygenerowany w Aplikacji Podatnika KSeF.
Alternatywnie, faktury można pobierać bezpośrednio z platformy KSeF. Nasze biuro nie udziela jednak wsparcia ani konsultacji dotyczących programów firm trzecich.
Let’s be Clever! 🙂
Artykuł przygotowała główna księgowa: Tetiana Kupchuk