Omówmy wpierw istotne kwestie, którego mogą mieć wpływ na poprawne ustalenie wymiaru urlopu naszego pracownika:
- Czy pracownik dostarczył dokumenty, na podstawie których pracodawca będzie mógł ustalić wymiar urlopu?
- Czy pracownik podejmuję „po raz pierwszy” pracę na podstawie umowy o pracę w danym roku kalendarzowym?
- Czy pracownik podejmuje pracę w trakcie roku kalendarzowego?
- Czy stosujemy wymiar urlopu 20/26 dni w skali roku kalendarzowego?
Ad. 1
Pracownikowi w ciągu roku kalendarzowego przysługuje 20/26 dni urlopu, który ustala się na podstawie tzw. ogólnego stażu pracy. Wyższy wymiar urlopu przysługuje pracownikowi, którego staż pracy wynosi powyżej 10 lat. Pojawia się nam tu kwestia w jaki sposób ten staż pracy ustalić. Najlepszą opcją w tej sytuacji byłoby poproszenie pracownika o dostarczenie niezbędnych dokumentów takich jak:
- Świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy.
- Dyplom ukończenia np. liceum, technikum, szkoły wyższej, szkoły policealnej
- Zaświadczenie o pobieraniu zasiłku bądź stypendium dla bezrobotnych
- Zaświadczenie o okresach służby zasadniczej, zawodowej i nadterminowej służby wojskowej
- Zaświadczenie o okresach pracy w policji, straży pożarnej, straży granicznej
Katalog ten jest otwarty. Jeżeli odrębne przepisy wskazują, że inne okresy są uwzględniane do stażu pracy pracownika i przekładają się one na uprawnienia pracownicze, powinny być uwzględnione.
Ad. 2
Co oznacza sformułowanie „po raz pierwszy”? Omówmy sobie to na przykładzie. Mamy Janka. Janek ma 22 lata, ukończył szkołę wyższą w trybie stacjonarnym, otrzymał dyplom ukończenia szkoły. Postanowił on nabyć praktyki w zawodzie, więc szukał pracy. Pracodawca zaproponował mu zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Janek rozpoczął pracę od 15
lipca, nigdy wcześniej nie pracował na podstawie umowy o pracę, jest to jego pierwsza pracy tego rodzaju. Jak pracodawca powinien ustalić wymiar takiego urlopu? Odpowiedź możemy znaleźć w art. 153 §1 Kodeksu Pracy „Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.” Analizując powyższy przepis, Janek będzie nabywał prawa do urlopu w wysokości 1/12 po przepracowaniu miesiąca pracy, czyli jeżeli rozpoczął pracę 15 lipca to do 14 sierpnia powinien przepracować, aby nabyć prawo do urlopu. Janek będzie nabywał urlopu w takim systemie do końca roku. Od nowego roku Janek na będzie prawa do urlopu z góry.
Ad. 3
Wymiar 20/26 dni przysługuje przy założeniu, że pracownik przepracuje u danego pracodawcy cały rok kalendarzowy. Jeżeli tak się nie dzieje, pracownikowi będzie przysługiwał tzw. urlop proporcjonalny. Jak ten urlop będzie się kształtował, o tym poniżej:
- Wymiar urlopu przy zakończeniu współpracy u dotychczasowego pracodawcy i przejściu do nowego pracodawcy – różne miesiące
| U dotychczasowego pracodawcy | W wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego, chyba że pracownik wykorzystał większą część | |
| U kolejnego pracodawcy | W wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia u nowego pracodawcy |
- Wymiar urlopu przy zakończeniu współpracy u dotychczasowego pracodawcy i przejściu do nowego pracodawcy – ten sam miesiąc
| U dotychczasowego pracodawcy | W wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego |
| U kolejnego pracodawcy | Nowy pracodawca uwzględnia urlop od nowego miesiąca, gdyż poprzedni pracodawca uwzględnił urlop z bieżącego miesiąca. |
Uwaga! Łączny wymiar urlopu pracownika w danym roku kalendarzowym nie może być niższy, niż wynika to z okresów zatrudnienia u każdego z pracodawców. Jeśli u dotychczasowego pracodawcy wykorzystał większy wymiar urlopu, u kolejnego powinien otrzymać wymiar niższy, jednakże należy pamiętać o warunku wyżej.
- Wymiar urlopu obniżony z uwagi na wskazane nieobecności trwające co najmniej 1 miesiąc:
- Urlop bezpłatny
- Urlop wychowawczy – wyjątek*
- pełnienie zasadniczej służby wojskowej, pełnienie terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, pełnienie służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby, odbywanie ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy albo pełnienie służby zastępczej.
- tymczasowe aresztowanie.
- odbywanie kary pozbawienia wolności.
- nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.
*Jeżeli pracownik nabył prawa do pełnego wymiaru urlopu przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego, urlop ten nie podlega proporcjonalnemu pomniejszeniu. W pozostałych przypadkach urlop podlega proporcjonalnemu obniżeniu.
Ad. 4
Jak wspomniałem na początku, wymiar 20/26 dni zależy od ogólnego stażu pracownika. Pragnę zwrócić uwagę, że urlop ten przysługuje pracownikowi w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracownik wykonujący pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy otrzymuje urlop proporcjonalny adekwatnie do wysokości wymiaru czasu pracy. Należy również pamiętać, że 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom.
Patryk Pułka – Koordynator Kadr i Płac