Urlop wypoczynkowy jest jednym z najważniejszych praw pracowniczych, który ma na celu umożliwienie pracownikom odpoczynku i regeneracji. Chociaż zgodnie z zasadami powinien być wykorzystany w bieżącym roku kalendarzowym, często zdarza się, że niektóre dni urlopowe są przenoszone na następny rok. W takiej sytuacji mówimy o tzw. urlopie zaległym. Warto jednak, aby zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mieli na uwadze, że Kodeks pracy przewiduje konkretne terminy dotyczące jego wykorzystania, których obydwie strony mają obowiązek przestrzegać.
30 września
Kodeks pracy jasno stanowi, że pracownik ma prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego (art.152 §1). Urlop niewykorzystany w danym roku kalendarzowym staje się urlopem zaległym. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym najpóźniej do dnia 30 września następnego roku. Oznacza to, że tzw. urlop zaległy musi zostać rozpoczęty do tego terminu, a niedotrzymanie tego terminu może prowadzić do konsekwencji prawnych.
A co, jeśli nie ma możliwości na wykorzystanie urlop?
Niewykorzystanie zaległego wypoczynku w określonym terminie to naruszenie praw pracowniczych. Zgodnie z artykułem 282 § 1 punkt 2 Kodeksu pracy, pracodawca, który nie udziela pracownikowi urlopu wypoczynkowego może być ukarany grzywną w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.
Odpowiedzialność ta dotyczy jednak wyłącznie sytuacji, w których niewykorzystanie urlopu nastąpiło z winy pracodawcy (np. brak wyznaczenia terminu urlopu zaległego, odmowa jego udzielenia). Kara nie ma zastosowania, jeśli urlop nie został wykorzystany z powodu usprawiedliwionej nieobecności pracownika, np. długotrwałej choroby, urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego czy wychowawczego. W takich przypadkach obowiązek udzielenia zaległego urlopu przesuwa się i pracodawca nie ponosi konsekwencji.
A więc czy urlop ten przepada?
Urlop wypoczynkowy, nawet jeśli nie został wykorzystany do 30 września następnego roku, nie przepada. Wynika to z art. 291 § 1 Kodeksu pracy, który wskazuje, że roszczenia ze stosunku pracy (w tym o udzielenie urlopu czy wypłatę ekwiwalentu) ulegają przedawnieniu po 3 latach od dnia, w którym stało się wymagalne. Oznacza to, że pracownik zachowuje prawo do zaległego urlopu, a po upływie terminu 30 września rozpoczyna się bieg 3-letniego okresu przedawnienia.
W praktyce więc:
→ urlop za 2024 r. powinien zostać rozpoczęty do 30 września 2025 r.,
→ jeśli tak się nie stanie, pracownik może dochodzić prawa do tego urlopu (albo do ekwiwalentu w razie rozwiązania stosunku pracy) do 30 września 2028 roku.
Co istotne, orzecznictwo i praktyka wskazują, że w przypadku braku współpracy ze strony pracownika, pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin urlopu zaległego, bez konieczności uzyskania zgody zatrudnionego.
Co w przypadku, gdy pracownik nie chce skorzystać z urlopu?
Zdarza się jednak, że pracownicy nie chcą wykorzystać swojego zaległego urlopu w ustalonym przez pracodawcę czasie. W takiej sytuacji warto pamiętać, że według artykułu 100 Kodeksu pracy pracownik jest zobowiązany do stosowania się do poleceń przełożonego dotyczących organizacji pracy, a odmowa może być więc potraktowana jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, takich jak współdziałanie z pracodawcą i przestrzeganie porządku pracy. Pracodawca może również zastosować naganę lub karę pieniężną.
Należy pamiętać, że urlop wypoczynkowy to prawo pracownika, którego nie można się zrzec (art. 152 § 2). Oznacza to, że pracodawca nie może go odebrać ani anulować. Jedyny wyjątek dotyczy sytuacji, gdy rozwiązuje się stosunek pracy, wtedy w sytuacji, gdy urlop nie może zostać wykorzystany, pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1).
Podsumowanie
Tak więc z punktu widzenia organizacji pracy niezwykle ważne jest, aby kwestie urlopowe nie były odkładane na ostatnią chwilę. Dobrym rozwiązaniem jest wcześniejsze planowanie urlopów w skali całego roku i systematyczne monitorowanie, ile dni wolnych pozostało pracownikom. Równie istotna jest bieżąca komunikacja, tj. przypominanie zatrudnionym o stanie urlopów i zbliżających się terminach ich wykorzystania. Z kolei pracownik powinien świadomie korzystać z przysługujących mu dni wolnych, pamiętając, że odpoczynek wpływa nie tylko na efektywność, ale też na zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Dlatego też sprawne zarządzanie urlopami to nie tylko wymóg, ale także element dobrej organizacji pracy, który pozwala uniknąć konfliktów i ryzyka prawnego.
Z wyrazami szacunku Koordynator Kadr i Płac – Julia Szacherska