przez biuro.zarzadu@cleverinvestment.plBiznes

KSEF 2.0. Uprawnienia, Uwierzytelnienie, Autoryzacja w KSeF.

KSEF 2.0. Uprawnienia, Uwierzytelnienie, Autoryzacja w KSeF.

I. Ogólne objaśnienie procedury rejestracji w KSEF

Celem artykułu jest:

  1. Określenie etapu wdrożenia KSEF stanem na 12-2025;
  2. Podanie instrukcji do pierwotnej autoryzacji oraz wyjaśnienie kwestii uprawnień.

Ważne! Jako biuro rachunkowe nie możemy dokonać rejestracji w Państwa imieniu! Pierwotna autoryzacja dotyczy wszystkie podmioty od JDG do Sp. z o.o. i S.A.

Ogólna procedura rejestracji wygląda następująco:

  • Złożenie wniosku ZAW-FA (nie dotyczy jednoosobowych działalności);
  • Logowanie się do systemu MCU w celu nadania uprawnień;
  • Nadanie uprawnień pracownikom (rekomendowane, lecz nie wymagane);
  • Nadanie uprawnień biurowi rachunkowemu;
  • Generowanie certyfikatu;
  • Pobranie Tokenu;
  • Integracja systemu fakturowego z KSEF.
Opis czynności Spółki, fundacje, stowarzyszenia Działalności gospodarcze
Pierwsze logowanie Formularz ZAW-FA / pieczęć Profil Zaufany
Administrator KSEF Rekomendowany Nie wymagane
Uprawnienia w KSEF Rekomendowane Nie wymagane
Uprawnienia dla biura Wymagane  
TOKEN Wymagany, zastępuje uprawnienia, gdy korzystamy z innych systemów  
Certyfikat Wymagany Wymagany

Ważne! Jeżeli zamierzacie Państwo korzystać z własnego systemu do faktur (np. Subiekt123), to część artykułu dotycząca nadania uprawnień i rodzaju uprawnień nie jest wymagana, ponieważ wówczas zastępuje ją TOKEN. Jednocześnie uprawnienia dalej są rekomendowane do nadania ze względu na cele awaryjne / tryb offline. Natomiast ostateczna integracja systemów możliwa będzie dopiero 01.02.2026.

II. KSEF 2.0 Demo / Testowa

Aktualnie aplikacja KSEF jest rozbita na 3 moduły:

  • Moduł MCU (Moduł Uprawnień i Certyfikatów) – moduł do nadawania uprawnień użytkownikom.
  • KSEF 2.0 wersja Demo – przedprodukcyjna wersja aplikacji, dostępna od 15.11.2025.
  • KSEF 2.0 wersja testowa – wersja techniczna aplikacji, bardziej ograniczona niż Demo.

KSEF 2.0 Demo oraz wersja testowa służą do samodzielnego przetestowania bezpłatnej aplikacji KSEF. Aktualnie nie są one połączone z bazą ministerstwa / US, w związku z czym możecie Państwo wypróbować wszystkie czynności, które będą udostępnione w oficjalnej wersji aplikacji:

  • wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur (oraz korekt);
  • wyszukiwanie i pobranie wysłanych faktur;
  • pobieranie UPO wystawionych faktur;
  • wyświetlanie historii sesji;
  • obsługę kodów QR;
  • generowanie i obsługę TOKENów;
  • dostęp do faktur wystawionych w trybie offline;
  • zarządzanie uprawnieniami;
  • wnioskowanie o certyfikaty i ich pobieranie.

Podkreślamy, że wszystkie wystawione w KSEF 2.0 Demo / testowa faktury / certyfikaty są nieważne i nie trafią do urzędu. To tylko aplikacja testowa.

Z oficjalnych komunikatów ministerstwa wynika, że udostępniona aplikacja nie będzie:

  • połączona z bazą GUS do pobrania danych kontrahenta;
  • weryfikować poprawności wprowadzanych danych faktur (NIP/adres);
  • weryfikować poprawności przeliczeń kwot netto na brutto;
  • powiązana z bankowością elektroniczną;
  • powiązana z białą listą;
  • wysyłać komunikaty o otrzymaniu nowej faktury zakupu;
  • obsługiwać załączników;
  • obsługiwać faktur pro forma.

Dodatkowo, wystawienie faktury w aplikacji na ten moment wymaga uzupełnienia znaczącej ilości danych, rozbitych na 4 moduły (4 strony danych), w tym każdorazowego wprowadzenia danych sprzedawcy, co utrudnia sprawne wystawienie dokumentacji.

W związku z powyższym sugerujemy korzystanie z komercyjnych rozwiązań do wystawiania i odbioru faktur. W przypadku naszych klientów, korzystających z Subiekt123, informujemy, że system ten będzie w pełni zintegrowany z KSEFem do wystawiania i odbioru dokumentów, w związku z czym nie będzie wymagane korzystanie z aplikacji ministerstwa.

WAŻNE! Jeśli korzystacie Państwo z innych rozwiązań do obiegu dokumentów, należy upewnić się, że zostaną one zintegrowane z KSEF!

III. Upoważnienie spółki w KSEF (nie dotyczy działalności gospodarczych)

Podmioty inne niż działalności gospodarcze mogą zalogować się do KSEF i MCU za pomocą kwalifikowanej pieczęci firmowej (co innego niż podpis kwalifikowany) i jest to opcja płatna do 1600 zł, albo poprzez złożenie formularza ZAW-FA. Jest to opcja bezpłatna.

ZAW-FA to formularz pierwotnego upoważnienia się. W taki sposób można upoważnić tylko jedną osobę od spółki i będzie to osoba z dostępem do możliwości udzielenia pozostałych uprawnień.

ZAW-FA podpisuje zarząd w zależności od reprezentacji.

Sposoby złożenia:

  1. Osobiście w urzędzie (wymagane 2 kopie i pełny czytelny odręczny podpis zarządu);
  2. Pismem poleconym (1 kopia, pełny czytelny odręczny podpis zarządu);
  3. Za pomocą ePUAP przez członka zarządu (musi być podpisane profilem zaufanym);
  4. Za pomocą ePUAP przez nasze biuro (jest szansa na odrzucenie formularza ze względu na innego nadawcę wiadomości).

Formularz jest kierowany do właściwego urzędu skarbowego. Czas rozpatrzenia wniosku to 7–14 dni (zależy od urzędu i terminu wysyłki).

Po rozpatrzeniu wniosku (w przypadku wysyłki elektronicznej) zostanie wysłany e-mail informujący o nadaniu uprawnień i możliwości zalogowania się do MCU.

IV. Moduł MCU i logowanie się Profilem Zaufanym

Moduł Certyfikatów i Uprawnień, w odróżnieniu od KSEF Demo, już stanowi roboczy moduł KSEF, który ostatecznie zostanie zintegrowany z aplikacją 01.02.2026. Wszystkie nadane uprawnienia w MCU i certyfikaty są i będą ważne w wersji ostatecznej i trafiają do ministerstwa. Nie jest to moduł testowy.

Moduł służy do:

  • ustawienia administratora konta;
  • nadania i odebrania uprawnień;
  • generowania certyfikatów.

WAŻNE! Zalogowanie się do MCU jest niezbędne, nawet jeśli będziecie Państwo korzystać z Subiektu czy innych programów. MCU jest miejscem, gdzie nadajemy uprawnienia do korzystania z KSEF.

  1. Zalogować się do MCU można za pomocą Profilu Zaufanego (loginem albo za pośrednictwem banku).
  2. Identyfikatorem będzie służyć NIP działalności.
  3. Podpisujemy dokument autoryzacyjny.
  4. Logujemy się za pomocą login/hasło albo swojego banku.

WAŻNE! Bez podpisu zaufanego / certyfikatu kwalifikowanego (wersja odpłatna) logowanie jest niemożliwe. Jednocześnie logowanie się przez bank jest dostępne nawet wtedy, gdy nie zakładaliście Państwo podpisu w urzędzie.

V. MCU: administrator / upoważnienia

Po zalogowaniu się będziecie Państwo mieć dostęp do uprawnień i certyfikatów (prawidłowy widok jak na obrazku).

WAŻNE! Gdy Państwo widzicie również moduł faktur i historię sesji, to jesteście zalogowani do wersji DEMO KSEF. Wszystkie dalsze kroki będą nieważne. Należy ponownie zalogować się do modułu MCU.

Opis modułu uprawnień

Administrator służy do ustawienia osoby odpowiedzialnej za nadanie dalszych uprawnień. Nie jest opcją obowiązkową. W przypadku samodzielnego wystawiania faktur zalogowany użytkownik domyślnie ma prawa administratora.

Moduł do nadania uprawnień pozwala upoważnić pracowników i księgowość do pobrania / wystawienia faktur.

Moduł do zarządzania już nadanymi uprawnieniami – w tym możliwość ich odebrania.

Uprawnienia nadane zalogowanemu użytkownikowi przez inny podmiot – widok przyjętych uprawnień.

Certyfikat to jedna z metod logowania się do KSEF. Certyfikaty są imienne, należą tylko do zalogowanej osoby. Są konieczne do działania w trybie OFFLINE. Nie mogą być udostępnione innym.

VI. Opis rodzajów pełnomocnictw w KSEF 2.0

  1. Osobie fizycznej do pracy w KSEF – służy do upoważnienia pracownika do pełnego albo ograniczonego działania w KSEF (od samego przeglądania faktur do ich wystawienia). Brak możliwości udzielenia dalszych uprawnień. Opcja ta jest sugerowana do nadania pracownikowi odpowiedzialnemu za wystawianie dokumentów / obieg dokumentacji / płatności w firmie.
  2. Osobie fizycznej do pracy dla klienta – służy do upoważnienia osoby fizycznej do pracy na konkretnym kliencie grupy (gdy mamy kilka firm / spółek i chcemy dać uprawnienia do konkretnego podmiotu).
  3. Osobie fizycznej do pracy dla wszystkich klientów – służy do uprawnienia osoby fizycznej do dostępu do wszystkich spółek grupy.
  4. Podmiotowi do wystawienia faktur w trybie samofakturowania – upoważnia nabywcę do wystawienia w imieniu klienta faktur sprzedaży.
  5. Do wystawiania i przeglądania faktur jako przedstawiciel podatkowy – upoważnia inny podmiot (JDG czy spółkę) do nieograniczonego działania w swoim imieniu. Brak możliwości kontroli uprawnień.
  6. Podmiotowi do wystawiania faktur VAT RR – upoważnia do wystawiania faktur w imieniu rolnika przy zakupie produkcji rolnej.
  7. Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur – możliwość upoważnić inny podmiot (JDG czy spółkę) do wystawienia albo pobrania faktur (możliwość ograniczenia uprawnień). Opcja ta stosowana do nadania uprawnień biurowi rachunkowemu.
  8. Dostawcy usług Peppol do wystawiania faktur PEF – upoważnia do wystawiania faktur związanych z wykorzystaniem sieci Peppol (Pan-European Public Procurement Online).

VII. Logowanie do aplikacji po upoważnieniu

Upoważniona osoba nabędzie możliwość współpracy z KSEF zgodnie z nadanymi uprawnieniami.

WAŻNE! W przypadku korzystania z aplikacji KSEF (nie własnych systemów fakturowych) upoważnienie będzie dotyczyć wersji aplikacji KSEF, która wejdzie w życie 01.02.2026. Przypominamy, że KSEF został udostępniony aktualnie tylko jako wersja testowa. Wszelkie wystawione faktury w tym momencie do 01.02.2026 nie mają konsekwencji prawnych i nie są wysyłane do US.

Logując się do aplikacji KSEF, osoba musi podać nr NIP podmiotu (JDG / spółki), który ją upoważnił (nie swój NIP) oraz skorzystać z Profilu Zaufanego.

W przypadku innych systemów logowanie będzie wyglądać zgodnie z instrukcją / metodą przedstawioną przez dostawcę oprogramowania. Do tego system MCU (a od 01.02.2026 – aplikacja KSEF) w tym przypadku będzie służyć jedynie do zarządzania uprawnieniami.

VIII. Upoważnienia dla pracowników oraz biura rachunkowego

Upoważnienie pracownika (osoba fizyczna do pracy w KSEF)

W celu nadania uprawnień pracownikowi potrzebujemy jedynie imię, nazwisko oraz NIP lub PESEL osoby. Jednocześnie takie uprawnienia mogą być nadane bez akceptacji pracownika w jakikolwiek sposób. Uprawnienia nadawane są natychmiastowo.

Nadawane uprawnienia mogą быть pełne lub ograniczone do pewnych funkcji. Lista możliwych uprawnień jest wykazana na obrazku.

Upoważnienie księgowości (podmiot do wystawiania i przeglądu faktur)

W celu upoważnienia biura rachunkowego potrzebny jest:

  • NIP podmiotu: 7010459086
  • Pełna nazwa: CLEVER INVESTMENT PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA

Nadawane uprawnienia udzielane są na rzecz spółki Clever Investment (strony umowy) i nie przewidują możliwości wystawienia faktur w imieniu klienta. Jednocześnie jako biuro nabywamy prawo do upoważnienia dedykowanego księgowego do pobrania dokumentacji.

IX. Generowanie TOKENu do połączenia KSEF a Subiekt123 / inny system

TOKEN służy do połączenia komercyjnego systemu z KSEF, co pozwala zastąpić bezpłatną aplikację i działać na własnym systemie fakturowym.

WAŻNE! Połączenie systemów będzie możliwe dopiero 01.02.2026. Będzie to moment wprowadzenia wersji produkcyjnej aplikacji KSEF 2.0, zawierającej TOKENy, niezbędne do łączenia systemów. Do tego TOKEN stanowi rozwiązanie przejściowe i od 2027 roku zostanie zastąpiony certyfikatami KSEF.

W celu wygenerowania TOKENa należy zalogować się do aplikacji KSEF (nie do MCU. Aktualnie aplikacja jest tylko w wersji Demo).

Po zalogowaniu się będziemy mieli możliwość wygenerowania TOKENu.

TOKEN zastępuje sobą mechanizm nadania uprawnień w aplikacji KSEF. Generując TOKEN, możemy wybrać, które uprawnienia będzie posiadał użytkownik.

WAŻNE! TOKEN łączy licencję programu z KSEF, a nie nadaje każdemu użytkownikowi swoje uprawnienia.

Oznacza to, że używając TOKENa, musimy nadać zarówno opcję odbioru faktur, jak i ich nadania. Rozdzielić to możemy tylko wówczas, gdy mamy kilka licencji do programu albo program przewiduje wewnętrzne ograniczenie uprawnień użytkowników.

Mimo to rekomendujemy nadanie uprawnień również przez aplikację w celu umożliwienia wystawienia faktur w sytuacji awaryjnej.

„`