Co to jest faktura ustrukturyzowana (plik XML):
KSeF wprowadza nową definicję faktury — fakturę ustrukturyzowaną, czyli e-Fakturę w formacie XML, która jest wystawiana, przesyłana i przechowywana w systemie KSeF.
Taka zmiana oznacza, że tylko faktury wygenerowane i zatwierdzone w KSEF mają moc prawną i mogą być podstawą do rozliczeń podatkowych. W rozumieniu prawnym faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, która posiada przydzielony przez system, indywidualny numer identyfikacyjny.
Do KSeF wysyła się wyłącznie faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Nie wysyła się do KSeF drukowanych rolek czy innych form papierowych, a jedynie elektroniczne faktury ustrukturyzowane.
Załącznik do e-Faktury w KSeF to dodatkowa część faktury elektronicznej, w której można przekazać szczegółowe dane, np. o zużyciu energii czy paliw. Nie jest to osobny plik, ale integralna część faktury w formacie XML. Dodawanie załączników jest opcjonalne i wymaga zgody Ministerstwa Finansów (Podatnik musi uzasadnić potrzebę korzystania z załączników i podać szacowaną liczbę przesyłanych załączników miesięcznie. Po złożeniu zgłoszenia i jego pozytywnym rozpatrzeniu (w ciągu 30 dni) można przesyłać faktury z załącznikami przez API KSeF). Załącznik pomaga dużym firmom przekazywać ważne, rozbudowane informacje razem z fakturą, ale nie jest obowiązkowy dla wszystkich.
Wizualizacja faktury w PDF i wydruku
Podatnikom nadal będzie udostępniona możliwość pobrania faktury w formacie PDF. Jednak taki dokument nie będzie stanowił faktury w rozumieniu KSeF, lecz jedynie jej wizualizację, służącą celom informacyjnym i ułatwiającą odczytanie danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej przesłanej w formacie XML.
W kontekście wizualizacji e-Faktury przez wystawcę mogą być modyfikowane przede wszystkim elementy dotyczące jej graficznej prezentacji, takie jak:
- Układ i rozmieszczenie informacji na wydruku PDF lub innej formie wizualnej;
- Czcionki, kolory i style graficzne (np. logo firmy, nagłówek, stopka);
- Formatowanie danych dla czytelniejszego odbioru;
- Elementy dekoracyjne i graficzne tła, które nie zmieniają treści merytorycznej faktury;
- Opcjonalne dodanie elementów ułatwiających prezentację, np. kodów QR, stempla czy podpisu graficznego.
Jednocześnie, wystawiając fakturę za pomocą programu Subiekt123, dalej będzie można wygenerować fakturę z własnym logo oraz QR kodem KSEF.
Uwaga! Należy uznać, że wizualizacja faktury wystawionej w KSeF nie jest fakturą.
Oryginałem faktury jest plik XML przechowywany i dostępny w systemie KSeF, który zawiera pełną, ustrukturyzowaną i oficjalną treść faktury.
Wizualizacja służy jedynie celom informacyjnym i ułatwia odbiorcom szybkie zapoznanie się z treścią faktury w znanym formacie.
Najważniejsze jest, aby wizualizacja wiernie oddawała bez zmian merytoryczną treść zawartą w pliku XML przesłanym do KSeF, czyli dane liczbowe, nazwy, daty i inne kluczowe informacje nie mogą być zmieniane czy modyfikowane graficznie.
Wizualizacja może być opatrzona np. kodem QR, który pozwala na szybkie sprawdzenie faktury w systemie KSeF.
Znaczenie obecności lub braku kodu QR na wizualizacji faktury:
Kod QR na wizualizacji faktury KSeF zawiera wszystkie niezbędne dane, takie jak numer KSeF, dane sprzedawcy i nabywcy oraz datę wystawienia. Dzięki temu na wydruku PDF można go szybko zeskanować, aby zweryfikować autentyczność dokumentu, pobrać fakturę bezpośrednio z systemu KSeF oraz potwierdzić, że została prawidłowo zarejestrowana i wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur.
Kod QR ułatwia również pracę księgowym i kontrolerom, umożliwiając szybki dostęp do ustrukturyzowanych danych faktury.
Brak kodu QR na wizualizacji faktury może oznaczać, że faktura nie została jeszcze przydzielona do KSeF, pochodzi sprzed okresu obowiązkowego stosowania KSeF lub jest wersją roboczą czy kopią nieformalną, która nie umożliwia natychmiastowej weryfikacji w systemie.
W praktyce stosowanie kodu QR jest mocno rekomendowane i planowane jako obowiązkowe przy fakturach przekazywanych poza systemem KSeF od 1 lutego 2026 r.
Uwaga dla odbiorców!
Otrzymana wizualizacja faktury bez kodów QR może nie być jej ostateczną wersją, co oznacza, że kwota podatku do odliczenia może być nieprawidłowo naliczona. W przypadku braku kodów QR należy zwrócić się do sprzedawcy o dostarczenie faktury uzupełnionej o te elementy, ponieważ ich brak może budzić wątpliwości co do ważności dokumentu i komplikować rozliczenia podatkowe.
Elementy treści e-Faktury – oznaczenia dotyczące rodzajów faktur w fakturze ustrukturyzowanej.
Wszystkie rodzaje faktur w systemie KSeF są oparte o ten sam schemat. Wprowadzone zatem zostało obligatoryjne pole RodzajFaktury w elemencie Fa faktury ustrukturyzowanej umożliwiające weryfikację wymogów ustawowych w zakresie obligatoryjnych elementów faktury.
W zależności od rodzaju faktury w polu tym należy wpisać:
- VAT- w przypadku faktury podstawowej;
- KOR – w przypadku faktury korygującej;
- ZAL – w przypadku faktury zaliczkowej (dokument potwierdzający wcześniejsze otrzymanie pieniędzy przed faktycznym zrealizowaniem usługi lub dostawą towaru);
- ROZ – w przypadku faktury rozliczającej (wystawianą po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru. Wystawia się ją wtedy, gdy wcześniej wystawiło się faktury zaliczkowe, które jednak nie pokrywały całej należności za usługę lub towar. Faktura rozliczająca doprecyzowuje i finalizuje rozliczenie całej transakcji);
- UPR – w przypadku faktury uproszczonej (UPR to oznaczenie faktury uproszczonej, czyli dokumentu potwierdzającego sprzedaż drobnych kwot (do 450 zł lub 100 euro brutto). Faktura uproszczona zawiera mniej danych niż standardowa faktura VAT, co upraszcza jej wystawianie i księgowanie);
- KOR_ZAL – w przypadku faktury korygującej zaliczkowej;
- KOR_ROZ – w przypadku faktury korygującej rozliczającej.
Uwaga! W przypadku niepoprawnie zaznaczonego typu faktura może zostać odrzucona przez system KSeF. Odrzucenie skutkuje brakiem uznania faktury za prawidłowo wystawioną, a podatnik musi ją poprawić i ponownie przesłać do systemu.
Pro forma, duplikat faktury, faktury zaliczkowe i korekty, nota korygująca:
- Faktury pro forma nie są dokumentami księgowymi i nie podlegają obowiązkowi rejestracji w KSeF.
Wystawianie faktur Pro forma jest możliwe poza systemem KSeF, ponieważ nie są one fakturami w rozumieniu ustawy o VAT i pełnią jedynie funkcję informacyjną lub ofertową. Takie faktury można sporządzać w formacie PDF lub w systemach sprzedażowych niezależnych od KSeF.
Ważnie! Po otrzymaniu płatności za fakturę Pro forma podatnik ma obowiązek wystawić właściwą fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją do KSeF (nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego) zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- W KSeF nie ma potrzeby wystawiania duplikatów faktur, gdyż pełną funkcję ich zastępuje dostęp do oryginalnego, ustrukturyzowanego dokumentu w systemie.
- Faktury zaliczkowe, końcowe oraz korekty muszą być jednak obowiązkowo wystawiane i przesyłane przez KSeF w ustrukturyzowanej formie.
- W KSeF nie ma możliwości wystawienia noty korygującej bezpośrednio w systemie — korekty realizuje się fakturą korygującą, co zapewnia większą kontrolę i jednoznaczność dokumentacji księgowej.
Uwaga! Po przesłaniu faktury do KSeF nie ma możliwości jej bezpośredniej zmiany ani anulowania w samym systemie. Każda korekta danych faktury musi być dokonana wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej (korekty).
Istotne warunki dotyczące korekty faktury w KSeF:
- Faktura korygująca może być wystawiona dopiero po uznaniu przez KSeF faktury pierwotnej, co następuje w momencie nadania fakturze unikatowego numeru identyfikującego w systemie;
- Faktura korygująca jest również fakturą ustrukturyzowaną i musi zostać przesłana do KSeF, spełniając wszystkie wymogi formalne;
- W fakturze korygującej należy wskazać numer identyfikujący fakturę pierwotną, której dotyczy korekta, a także datę wystawienia tej faktury;
- Korekta może dotyczyć zmiany wartości podstawy opodatkowania, kwoty podatku, zwrotu płatności, czy innych pozycji na fakturze;
- System wymaga pełnej transparentności i jednoznaczności dokumentacji, dlatego korekty są rejestrowane jako nowe dokumenty powiązane z fakturą oryginalną.
Funkcjonalność oprogramowania Subiekt 123 w integracji z KSeF.
Proces wystawiania e-Faktur odbywa się poprzez oprogramowanie przedsiębiorców połączone z KSeF. Program automatycznie przesyła fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur, gdzie zostaje ona zweryfikowana, zatwierdzona i nadany zostaje jej numer KSeF.
W Subiekcie 123 dostępna jest funkcjonalność integracji z KSeF, która umożliwia:
- wystawianie faktur bezpośrednio do KSeF,
- przesyłanie już wystawionych faktur do systemu KSeF,
- monitorowanie statusu przesłanych faktur,
- pobieranie numerów KSeF oraz potwierdzeń odbioru (UPO).
Dzięki temu użytkownicy Subiekta 123 mają pełną kontrolę nad obiegiem elektronicznych faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Uwaga! Instrukcja obsługi programu Subiekt123 zostanie przedstawiona Państwu wraz z odpowiednimi materiałami wideo, zgodnie z ustalonym harmonogramem publikacji treści.
Potwierdzeniem prawidłowego wystawienia faktury jest pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
UPO jako potwierdzenie zarejestrowania faktury w KSeF.
Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) w KSeF to oficjalny dokument potwierdzający, że faktura ustrukturyzowana została prawidłowo odebrana i zarejestrowana przez system KSeF. UPO zawiera między innymi numer identyfikacyjny faktury oraz datę jej wysłania i rejestracji.
Uwaga! Otrzymanie UPO jest niezbędne, aby faktura uzyskała moc prawną i była uznawana za wystawioną zgodnie z przepisami. Bez UPO faktura nie jest uznawana za skuteczną, nawet jeśli została wysłana do systemu.
W przypadku błędów faktura zostanie odrzucona przez KSeF — może się tak stać:
- z powodu niezgodności struktury pliku XML ze wzorem faktury ustrukturyzowanej;
- braku wymaganych danych;
- gdy faktura zostanie przesłana przez osobę nieuprawnioną.
Faktura odrzucona nie jest traktowana jako wystawiona i nie można wystawić do niej korekty ani jej anulować. W takiej sytuacji podatnik musi poprawić błędy i ponownie przesłać fakturę
do systemu, aż do uzyskania UPO. UPO jest ważnym dokumentem do archiwizacji jako dowód prawidłowego wystawienia faktury w KSeF.
Data wystawienia faktury:
E-Faktura uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Jeśli przesłanie nastąpi później niż data na fakturze, traktuje się ją jako wystawioną poza KSeF, z datą podaną na fakturze (Tryb offline).
Tryb offline stosuje się w sytuacji tymczasowej niedostępności systemu KSeF, na przykład w przypadku awarii lub prac serwisowych. Wtedy fakturę wystawia się poza systemem, zgodnie z obowiązującym wzorem, i przesyła ją do KSeF w terminie określonym przez przepisy, (najczęściej nie później niż następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności). Faktury wystawione w trybie offline są ważne od daty ich wystawienia, nawet jeśli ich przesłanie do systemu następuje z opóźnieniem.
Dodatkowo, istnieje tryb offline24 — dobrowolna forma wystawiania faktur, która umożliwia ich rejestrację w KSeF z opóźnieniem do końca następnego dnia roboczego, niezależnie od dostępności systemu czy wystąpienia awarii. Faktury wystawione w trybie offline24 zachowują ważność od daty faktycznego wystawienia.
UWAGA! Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (art. 106i ust. 1 ustawy VAT).
Data otrzymania faktury:
E-Faktura jest uznana za otrzymaną przy użyciu KseF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Jeżeli E-Faktura jest udostępniana nabywcy (w tym m.in. konsumentowi lub podatnikowi zagranicznemu), w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Podsumowanie: data otrzymania e-Faktury zakupu to data jej wygenerowania w systemie KSeF. Oznacza to, że data wystawienia faktury przez sprzedawcę w systemie KSeF jest jednocześnie datą jej otrzymania przez nabywcę.
Termin płatności faktury liczony jest od dnia następującego po dniu wystawienia faktury, czyli faktycznie od dnia jej przyjęcia przez system KSeF.
Dodatkowe wyjaśnienia Ministerstwa Finansów:
Podręcznik KSeF 2.0: