Prawidłowa archiwizacja dokumentów to nie tylko zabezpieczenie na wypadek kontroli, ale także sposób na uniknięcie zbędnych kosztów oraz problemów organizacyjnych. W tym artykule przedstawiamy kluczowe zasady i terminy, które warto znać w 2025 roku.
Termin podstawowy na przechowywanie dokumentów wynosi 5 łat. Ten termin dotyczy dokumentów podatkowych i księgowych, a mianowicie faktury zakupowe i sprzedażowe, rachunki bankowe, umowy kupna-sprzedaży, deklaracje podatkowe, księgi rachunkowe.
5 lat liczy się od końca roku obrachunkowego, w którym został zapłacony podatek wyliczony na podstawie danych dokumentów. Na przykład, dokumenty dotyczące 2019 roku należy przechowywać do końca 2025 roku, ponieważ podatek za 2019 rok był zapłacony w 2020 roku. W danym przykładzie dokumenty za 2018 rok i wcześniej można już zniszczyć, o ile nie toczy się w związku z nimi postępowanie podatkowe lub sądowe.
Niestandardowe zasady działają w przypadku CIT-u estońskiego. Dla firmy rozliczającej się z estońskim CIT dokumentację należy archiwizować przez 5 lat od końca roku, w którym została podjęta uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty, niezależnie od tego, czy zysk przeznacza się na wypłatę dla wspólników, przekazywany na kapitał zapasowy, czy pokrycie straty. Przykład: uchwała o podziale zysku (wypłata dywidendy) za 2023 rok została podjęta w 2025 roku, dokumenty należy przechowywać do 1 stycznia 2031 roku.
Dokumentacja dotycząca korzystania ze środków trwałych (czyli. faktury zakupu, umowy zakupu, umowy leasingu wraz z comiesięcznymi fakturami) należy przechowywać przez cały okres amortyzacji danego środka trwałego. Nie działa tu zasada „pięciu lat”. Działa to w taki sposób, ponieważ koszty amortyzacji wpływają na wynik finansowy i rozliczenie podatkowe w każdym okresie podatkowym, więc udokumentowane mają być zarówno wartość nabycia, jak i stawka amortyzacyjna wraz z harmonogramem amortyzacji.
Kolejny aspekt – dokumentacja kadrowo-pracownicza. Akta osobowe, umowy pracownicze, listy płac, deklaracje podatkowe PIT, rozliczenia delegacji itd. – 10 lat od dnia rozwiązań lub wygaśnięcia umowy o pracę.
Regulacje terminowe przechowywania dokumentów mogą się wydłużać w przypadku rozpoczęcia kontroli podatkowej, postępowania sądowego lub podatkowego – do czasu zakończenia sprawy lub postępowania.
Podsumowując, przestrzeganie terminów przechowywania dokumentacji księgowej jest nie tylko obowiązkowe, ale także uwzględnia bezpieczeństwo firmy.