Zatrudnianie studentów na umowę zlecenie to popularna forma współpracy, szczególnie korzystna ze względu na zwolnienie pracodawców z obowiązku zgłaszania ucznia do ZUS oraz opłacania za niego składek. Zdecydowaliśmy się na dokładniejsze omówienie tego zagadnienia z uwagi na bieżący czas obron prac dyplomowych, który najczęściej oznacza utratę tego statusu. Poruszymy również sytuację ukończenia przez studenta 26 roku życia.
Zgodnie z przepisami art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia, która jednocześnie ma status studenta i nie ukończyła 26 lat, nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu. Ponadto, jeśli student-zleceniobiorca nie ukończył 26. roku życia, to na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PIT korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych (tzw. ulga dla młodych) do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528,00 zł.
Oznacza to, że u osoby ze statusem studenta wynagrodzenie brutto jest zazwyczaj równe wynagrodzeniu netto. To duża oszczędność zarówno dla pracodawcy, jak i zleceniobiorcy.
Kiedy ma miejsce utrata statusu studenta?
Przykładowo:
- dzień obrony pracy dyplomowej (dzień złożenia egzaminu dyplomowego),
- dzień skreślenia studenta z listy studentów,
- *dzień ukończenia 26 urodzin.
Jeśli zleceniobiorca utraci status studenta, to od dnia utraty statusu obowiązkowe stają się składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, chyba że wystąpi inna przesłanka do zwolnienia (np. zleceniobiorca ma inny tytuł do ubezpieczenia). Co ważne, ulga dla młodych nadal przysługuje, o ile osoba ma mniej niż 26 lat i spełnia warunki zwolnienia z PIT.
Z tego też powodu ważne jest, aby zleceniodawca na bieżąco (a szczególnie w datach czerwiec – wrzesień) dopytywał ucznia, czy jego status nadal obowiązuje, gdyż wpływa to bezpośrednio na obowiązki składkowe i koszty zatrudnienia.
26 urodziny a status studenta
W dniu 26. urodzin student przestaje być objęty zwolnieniem z oskładkowania, nawet jeśli nadal posiada status studenta. Od tego momentu zleceniobiorca staje się osobą podlegającą obowiązkowym ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu. Oczywiście, jeśli uczeń chce, może zostać jeszcze objęty dobrowolną składką chorobową.
Pozostaje jeszcze kwestia naliczania wynagrodzenia w obydwu przypadków, zarówno utraty statusu studenta, jak i ukończenia 26 urodzin.
Istnieją dwie szkoły:
- naliczanie wynagrodzenia proporcjonalnie
- najważniejszy jest dzień wypłaty
Do niedawna przyjmowano, że składki należy naliczać proporcjonalnie, tj. za czas przepracowany ze statusem studenta kwota pozostawała brutto=netto. Przykładowo, zleceniobiorca przepracował w czerwcu 160 godzin. Utracił on jednak status studenta 24 czerwca , a do tego dnia przepracował on 120 godzin. Według tego, pracodawca rozliczy 120 godzin jako studenta, a pozostałe 40 godzin wraz ze składkami ZUS (ew. z podatkiem, jeśli student ukończy 26 lat).
Ostatnio jednak ZUS zmienił swoje stanowisko w tej sprawie. Wychodzi na to, że nieistotny jest trwający w czerwcu status studenta, a moment wypłaty wynagrodzenia. Wedle tego, pracodawca powinien policzyć składki od pełnych 160 przepracowanych godzin, nawet uczeń posiadał wtedy swój status.
Chociaż nowe podejście ZUS obowiązuje, to opiera się przede wszystkim na interpretacji przepisów, a nie na jednoznacznych zapisach ustawowych. W praktyce funkcjonują obecnie dwie interpretacje, co może prowadzić do rozbieżności w rozliczeniach i potencjalnych sporów podczas kontroli. Właśnie dlatego wielu zleceniodawców, chcąc uniknąć niejasności, wybiera ostrożniejsze rozwiązania – takie jak częściowe (proporcjonalne) oskładkowanie wynagrodzenia lub jego wypłatę jeszcze przed zmianą statusu zleceniobiorcy. Ostateczna decyzja należy do zleceniodawcy, jednak warto skonsultować ją z biurem rachunkowym albo doradcą prawnym. Warto też wcześniej poinformować zleceniobiorcę o zmianie warunków, aby zadbać o prawidłowe zgłoszenie – przejrzysta komunikacja pomoże uniknąć nieporozumień mogących wyniknąć z ew. niższego wynagrodzenia.
artykuł przygotowała Koordynator Kadr i Płac – Julia Szacherska