Metoda kasowa to sposób rozliczania podatku VAT, w którym obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie otrzymania faktycznej zapłaty od kontrahenta. Takie rozwiązanie pozwala przedsiębiorcy uregulować należny VAT dopiero wtedy, gdy sam otrzyma środki za wystawioną fakturę. Dla porównania – w metodzie memoriałowej (tradycyjnej) konieczne jest zapłacenie podatku już w chwili wystawienia dokumentu sprzedaży, nawet jeśli płatność za niego jeszcze nie wpłynęła. W niniejszym artykule omawiamy, na czym dokładnie polega metoda kasowa, kiedy się opłaca, jakie niesie korzyści i zagrożenia oraz jak wdrożyć ją w firmie.
Na czym polega metoda kasowa?
W standardowym (memoriałowym) rozliczaniu VAT obowiązek podatkowy powstaje już w dacie wystawienia faktury, bez względu na to, czy nabywca faktycznie zapłacił za towar lub usługę. W efekcie przedsiębiorca może być zmuszony do sfinansowania podatku z własnej kieszeni, jeżeli kontrahent opóźnia się z płatnościami.
Metoda kasowa przenosi moment powstania obowiązku podatkowego na chwilę, gdy dochodzi do rzeczywistej zapłaty. Innymi słowy, obowiązek zapłaty VAT przez sprzedawcę powstaje dopiero w momencie, w którym środki pieniężne za wykonaną usługę lub sprzedany towar wpłyną na jego konto (lub zostaną uregulowane w inny sposób). Z kolei nabywca może odliczyć podatek VAT naliczony z takiej faktury dopiero w chwili, gdy sam zapłaci za otrzymane świadczenie.
Kiedy metoda kasowa się opłaca?
- Firmy o ograniczonej płynności finansowej – przedsiębiorcy, którzy napotykają na problemy wynikające z opóźnień w płatnościach, nie muszą regulować VAT z własnych środków przed wpływem należności.
- Długo płacący klienci – w branżach, w których normą są długie terminy płatności (np. 60, 90 czy nawet więcej dni), metoda kasowa minimalizuje ryzyko utraty płynności.
- Wysokie ryzyko nieuregulowanych faktur – jeśli w danej działalności zdarza się wielu nierzetelnych kontrahentów, którzy zwlekają z zapłatą lub w ogóle nie płacą, metoda kasowa zabezpiecza przedsiębiorcę przed koniecznością odprowadzania VAT za niezapłacone dokumenty.
- Usługi dla instytucji publicznych i dużych firm – administracja publiczna i niektóre duże podmioty gospodarcze mogą dokonywać przelewów z pewnym opóźnieniem, więc korzystniejsze może być oczekiwanie z rozliczeniem VAT do czasu faktycznej zapłaty.
Co ważne, z metody kasowej mogą korzystać tylko mali podatnicy, czyli przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (łącznie z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 2 mln euro (wartość w złotych przeliczana jest według średniego kursu euro z Narodowego Banku Polskiego). Po przekroczeniu tego progu przedsiębiorca traci prawo do dalszego korzystania z metody kasowej.
Jak zacząć korzystać z metody kasowej?
Aby skorzystać z metody kasowej w rozliczeniach VAT, należy:
- Dokonać zgłoszenia do urzędu skarbowego – wypełnić formularz VAT-R, wskazując, że podatnik wybiera metodę kasową. Zgłoszenie powinno nastąpić najpóźniej do 25 dnia miesiąca poprzedzającego okres, w którym podatnik zamierza stosować metodę kasową.
- Prowadzić ewidencję VAT z uwzględnieniem szczegółowego śledzenia płatności – przedsiębiorca musi dysponować rzetelnymi informacjami o tym, kiedy dana faktura została faktycznie uregulowana.
- Odpowiednio oznaczać faktury – na dokumentach sprzedaży powinna znaleźć się adnotacja „metoda kasowa”, co sygnalizuje nabywcy, że moment odliczenia VAT nastąpi dopiero w chwili opłacenia faktury.
Zalety metody kasowej
- Lepsza płynność finansowa – brak konieczności „wyręczania” kontrahenta i opłacania VAT z własnej kieszeni przed otrzymaniem pieniędzy za fakturę.
- Ograniczenie ryzyka podatkowego – nie płacisz podatku od niezapłaconych faktur, co chroni przed stratami w przypadku niewypłacalnego kontrahenta.
- Kontrola nad terminami płatności – sam moment rozliczenia VAT wiąże się bezpośrednio z przepływem środków, co zwiększa przejrzystość finansową.
Wady metody kasowej
- Brak możliwości wcześniejszego odliczenia VAT od zakupów – przedsiębiorca, który rozlicza się metodą kasową, może odliczyć podatek naliczony dopiero w momencie uregulowania faktury kosztowej.
- Mniej atrakcyjna dla kontrahentów memoriałowych – jeśli klient (nabywca) rozlicza się tradycyjnie, faktura od podatnika kasowego może oznaczać dla niego opóźnienie w odliczeniu VAT, co bywa niekorzystne.
- Skomplikowana ewidencja księgowa – konieczne jest bardzo skrupulatne monitorowanie wpływów środków za każdą fakturę i dopiero wówczas rozliczanie podatku. Wymaga to bardziej rozbudowanych narzędzi księgowych i bieżącej kontroli.
- Ograniczenie do małych podatników – przekroczenie progu 2 mln euro powoduje utratę prawa do dalszego stosowania metody kasowej, co może wymuszać przejście na metodę memoriałową w trakcie działalności.
Praktyczne wskazówki
- Dokładna analiza branży – przed wyborem metody kasowej warto przyjrzeć się praktykom płatniczym w danym sektorze. Jeśli kontrahenci w większości płacą szybko, korzyść może być mniejsza.
- Ocena opłacalności – choć metoda kasowa chroni przed płaceniem VAT za nieopłacone faktury, trzeba pamiętać, że własne odliczenie VAT od zakupów też przesunie się w czasie.
- Rozmowy z kontrahentami – poinformowanie partnerów biznesowych o rozliczaniu metodą kasową może być ważne, by uniknąć nieporozumień i opóźnień w rozliczeniach.
- Dostosowanie systemu księgowego – warto zainwestować w oprogramowanie, które automatycznie przyporządkowuje wpłaty do konkretnych faktur i sygnalizuje moment powstania obowiązku podatkowego.
Podsumowanie
Metoda kasowa niewątpliwie stanowi atrakcyjne rozwiązanie dla małych podatników, którzy chcą poprawić płynność finansową i uniknąć płacenia podatku od niezapłaconych faktur. Sprawdzi się przede wszystkim w branżach, gdzie normą są długie terminy płatności, a wśród kontrahentów zdarzają się problemy z terminową realizacją zobowiązań. Warto jednak mieć na uwadze, że metoda kasowa wiąże się z koniecznością dokładnego śledzenia płatności, a także ogranicza możliwości wcześniejszego odliczenia podatku od kosztów. W efekcie najlepszy wybór zależy od specyfiki działalności przedsiębiorcy, struktury klienteli oraz sytuacji finansowej firmy.
Artykuł przygotowała Oliwia Gogolewska – asystent ds. księgowości